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« Je suis débordé(e) ! »

« Je me tais ou j’explose… »

Comment contribuer à un débat en réunion, sans se taire ou exploser ?...

Que vous soyez participant ou animateur d'une réunion, quand on a des convictions, l'énergie est là ! Elle est en sommeil ou sous pression...prête à bondir parfois !
 
Vous êtes parfois tiraillé(e) entre vous taire ou exploser... et parfois…c’est trop tard…ça déborde ou ça vous ronge de vous être tu.
Honnêtement, vous n'avez plus de temps à perdre entre « vous taire, serrer les dents » ou « aboyer » pour cause de dérapage non contrôlé.
 
L’intelligence émotionnelle est classée par le Forum économique mondial dans le TOP 10 des compétences 2022, quand le management du personnel est classé dans la case « déclin »...oups.
 
Alors justement, avoir conscience de soi et conscience de l’autre, ce sont des pré-requis pour bien gérer ses émotions, que vous soyez dirigeant manager ou non. C’est tout le travail sous-jacent quand j’accompagne mes clients en coaching individuel ou collectif.
 
Si vous cherchez des clés pour affirmer vos convictions avec tranquillité, et si vous voulez marquer les esprits pour apporter de la sérénité et de l'efficacité en réunion…Cet article est fait pour vous !
 
Que vous soyez avec ou sans équipe, et que vous dirigiez une "unité opérationnelle" ou pas, vous êtes le ou la bienvenue ici.
Sommaire
  1. C’est quoi une réunion toxique ?
  2. Les postures saines en réunion
  3. Auto-coaching : qu'est-ce qui vous freine en réunion ?
  4. Les clés d'une communication pacifique
C'est quoi une réunion toxique ?
Une réunion toxique, c’est par définition une réunion nuisible pour la santé. Et la toxicité, si elle est répétée sur le long terme, elle tue. Un peu exagéré ? Voyons ça.
 
Ici, il s’agit de la santé émotionnelle de la personne dans et avec son environnement. Et mon histoire de toxicité est plutôt cohérente avec les données sur la santé au travail. Pourquoi ?
 
Parce que les exigences émotionnelles* font partie intégrante des risques psychosociaux en entreprise (source enquête SIP sur les risques psychosociaux). Voici deux exemples concrets issus de l'enquête :

*« Devoir cacher ses émotions ou faire semblant d’être de bonne humeur »
*« Vivre des tensions avec un public »
Alors, comment reconnaitre les caractéristiques d’une réunion toxique ? Je vous donne quelques exemples ci-après : 
  • Il n’y a aucun ordre du jour
  • Le timing n’est pas annoncé et/ou il n’est pas respecté
  • On ne sait pas qui anime la réunion ou celui qui l’anime n’est pas « légitimé » par l’assistance
  • Le cadre est flou
  • Les personnes se coupent la parole régulièrement
  • Certains imposent leurs points de vue
  • D’autres font des sous-entendus malaisants
  • Personne n’est ni valorisé, ni remercié 
Et puis il y a les M. ou Mme ! Vous les connaissez ? Je vous les présente :
  • M. ou Mme « Critiques non constructives, humiliation, culpabilisation »
  • M. ou Mme « Donneur de leçon » 
  • M. ou Mme « Bavarde plus qu’il n’en faut » 
  • M. ou Mme « Je mets de l’huile sur le feu »
  • ou M. ou Mme « Je mets 5 sous dans la machine »
Nous sommes tous, ou nous avons tous été un jour, concernés par une ou plusieurs de ces caractéristiques. Pas vous ? Soyons honnête, car c’est le premier pas pour une conscience de soi élevée.
Les postures saines en réunion
Avant de parler des postures saines, voici les rôles et les fonctions possibles que vous trouverez en réunion :
  • Rôle : animateur ou participant
  • Fonction : dirigeant/manager ou collaborateur sans responsabilité hiérarchique
Mais ce n'est pas fini, car plusieurs combinaisons sont possibles :
  • Le dirigeant/manager est l’animateur ou le participant 
  • Le collaborateur est l’animateur ou le participant
Si vous êtes un manager participant, votre parole compte plus que celles des autres dans l’inconscient collectif. Bah oui…votre statut de responsable est un symbole d’autorité fort, et vous n’êtes pas un participant comme les autres ! Renseignez-vous sur l’expérience de Milgram et vous comprendrez.
Voici donc une revue des postures saines en réunion pour les animateurs :
Faites votre check-list, félicitez-vous pour ce que vous faites et notez ce que vous avez envie d’améliorer !
Avant la réunion : donnez des éléments de structure qui apaisent
  • Un objectif général pour la réunion (Réunion X : Modifier le process Y)
  • Ou un objectif général pour l’instance (CODIR : Arbitrer/Valider les choix stratégiques)
  • Un ordre du jour (timé pour l’animateur)
  • Une date connue à l’avance, planifiée et tenue (basez-vous sur la règle du 80/20)
Soyez au clair avec vos envies, vos convictions et les éventuelles tensions prévisibles ! Plus vous serez conscient(e), plus vous saurez réguler les émotions en situation.
Pendant : cadrez pour laisser de la liberté, de la créativité dans le cadre
  • Annoncez le cadre, partagez les responsabilités du cadre selon besoin
  • Animez, stimulez, valorisez et recadrez avec bienveillance et exigence
  • Régulez vos propres tensions et intervenez avec authenticité
  • Annoncez l’étape/date suivante et clôturez 
Après : partagez pour maintenir le lien et l’efficacité du groupe
Un peu longue la check-list ? J'en conviens ! Mais découvrez la suite pour comprendre les différences...
Voici maintenant une revue des postures saines en réunion pour les participants :
Avant : demandez des éléments de structure qui apaisent
  • Prenez la responsabilité de coparticipant(e) et demandez un ordre du jour par exemple
  • Acceptez l’imperfection et visez l’intérêt collectif plutôt qu’une accusation personnelle
Pendant : adoptez une posture soutenante dans le respect de votre éthique
  • Collaborez plutôt au lieu d'utiliser une posture « compétition d’idées » de type « oui, mais » et remplacez ce réflexe par « oui et »
  • Valorisez les prises de parole : « je trouve intéressant que.. » « merci pour… »
  • Partagez vos points de vue avec assertivité*
  • Laissez l’animateur animer, et ne jouez pas à « je prends ta place »
*Dominique Chalvin décrit l’assertivité comme étant une attitude ni culpabilisante, ni dans la fuite, ni dans la manipulation.

Après
 : faites des demandes claires et directes pour maintenir le lien et l’efficacité du groupe qui s’était réuni (rien de pire qu’une réunion qui n’a pas de suivi !)
Vous êtes maintenant au clair sur les postures saines en réunion, il est maintenant l’heure de votre auto-coaching : prêt(e) ?
Auto-coaching : qu'est-ce qui vous freine en réunion ?
Il existe plusieurs freins à une communication pacifique, à commencer par vous ! Car vous ne pourrez faire changer les autres qu’à condition de changer vous-même (Merci Gandhi).
“Soyons le changement que nous voulons voir dans le Monde” 
Mahatma Gandhi
Je vous invite donc à choisir une réunion qui s’est déjà déroulée, ou la prochaine réunion à venir.
 
Questionsssss ! Je vous demande de vous regarder vous et pas les autres !
Quelles sont les pensées, les opinions, les émotions et les envies qui pourraient vous freiner par rapport :
  • Au sujet de la réunion
  • A la personne qui anime la réunion
  • Aux personnes présentes en réunion
  • Au cadre formel ou spatial de la réunion
  • A vos engagements
Maintenant que vous avez réfléchi à ces questions, je vous recommande de respirer…et de : 
  • Vous centrer sur les éléments factuels
  • Relativiser
  • Écouter vos besoins plutôt que vos envies négatives : vous avez BESOIN d’avancer // vous avez ENVIE de vous énerver
  • Vous centrer sur l’apprentissage en situation : qu’avez-vous envie d’apprendre ? ou qu’avez-vous appris ?
Après cet auto-coaching, il est temps de passer aux astuces.
Les clés d'une communication pacifique
Voici un processus puissant, appliqué par les sportifs avant une compétition : miser 80% des efforts sur la préparation.

La préparation 
  • Clarifiez les éléments organisationnels (objectif, ordre du jour, lieu, réservation, invitations, etc)
     
  • Posez une intention pour la réunion ! Ce n’est pas l’objectif de la réunion. L’objectif de la réunion peut être « Définir une nouvelle stratégie commerciale » quand l’intention peut être « Décider d’expérimenter le silence ». Dans cet exemple, l’intention est apprenante et pacifique, que vous soyez animateur/animatrice ou participant(e).
     
  • Maintenant, ressentez dans le corps ce que produit cette intention. Écoutez cet audio pour vous mettre en situation....
  • Si votre intention n’est pas juste et ne résonne pas dans votre corps, ajustez la !
Votre intention est une clé exceptionnelle qui détermine votre prise de parole, votre posture physique, votre voix, et qui influence l’énergie ressentie et dégagée. 
En situation

Apprenez à reconnaitre
 les sous-entendus, les propos culpabilisants, les propos non constructifs, les bavards, les propos qui mettent de l’huile sur le feu, etc…

Acceptez les silences, comme un temps utile au contact avec soi pour un meilleur contact avec les autres.
 
Identifiez ce qu’une situation ou des propos produisent chez vous, plutôt que réagir sous le coup de la pulsion.
 
Apaisez votre agacement  vous avec vous si nécessaire.
 
Décidez d’intervenir à partir de votre intention.
 
Et voilà, c'est fini ! Je vous souhaite une belle expérimentation, car c’est en faisant des expériences que l’on progresse pour soi au profit du collectif.
 
Pour me lire plus souvent, rejoignez le groupe QUESTIONS DE DIRIGEANTS ! Au plaisir de vous y retrouver.
Sources pour aller plus loin
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